Automatisieren Sie alle Ihre Geschäftsprozesse mit Partnern, die nicht über EDI-Lösungen verfügen

Sie haben in Ihrem Unternehmen EDI eingeführt, um die Transaktionen mit Lieferanten und Kunden zu automatisieren. Trotzdem sind Sie mit der Tatsache konfrontiert, dass nicht alle Ihre Handelspartner den gleichen technologischen Entwicklungsstand haben wie Ihr Unternehmen. Anstatt auf die herkömmlichen Methoden zurückzugreifen und Rechnungen im PDF-Format per E-Mail zu versenden, stellt sich die Frage: Welche Alternativen gibt es in dieser Situation?

Lieferantenportal: Versand von Bestellungen und Empfang von PDF-Rechnungen

Ein Lieferantenportal sollte als zentrale Lösung für die Integration aller Geschäftstransaktionen mit Partnern dienen, die nicht über EDI-Lösungen verfügen. Über dieses Portal können Sie Bestellungen veröffentlichen und die Erstellung von Rechnungen durch Ihre Lieferanten erleichtern, was eine effizientere und kooperative Verwaltung ermöglicht.

Dieses Lieferantenportal muss über maßgeschneiderte Kommunikationsflüsse für jeden Lieferanten verfügen und an die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung jedes Marktes, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, angepasst sein. Auch die Skalierbarkeit ist ein wichtiger Punkt: Es muss in der Lage sein, neue Lieferanten und Dokumente schnell und einfach zu integrieren, und es muss bereit sein, in jedem Land zu funktionieren, das Sie benötigen.

Das EDICOM-Lieferantenportal ist für diese Anforderungen gerüstet. Die Lösung funktioniert wie folgt:

1. Export von Bestellungen: Das Einkaufsmanagementsystem des Portalentwicklers erzeugt eine Datei mit den Bestellungen.
2. Konvertierung in ein strukturiertes Format: Die EDICOM-Plattform konvertiert Bestellungen in ein gültiges strukturiertes Format.
3. Erkennung des Empfängers: EDICOM identifiziert den Empfänger von Bestellungen und wenn der Lieferant nicht über eine EDI-Lösung verfügt, wird die Bestellung an das Portal übermittelt, um den Lieferanten über die Verfügbarkeit einer Bestellung zu informieren.
4. Lieferantenzugang und -verwaltung: Der Lieferant greift auf das Portal zu, lädt seine Bestellungen herunter und verwaltet sie nach seinen Bedürfnissen.
5. Rechnungserstellung: Um Rechnungen zu erstellen, loggt sich der Lieferant wieder in das Portal ein, gibt die zu fakturierenden Bestellungen an und füllt die für die Kreditorenverwaltung wesentlichen Daten aus, die nicht aus der Bestellung entnommen wurden (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, etc.).
6. Zusätzliche Unterlagen anhängen: Falls erforderlich, kann der Lieferant eine visuelle Darstellung seiner Rechnung im PDF-Format anhängen, mit der Möglichkeit, die von EDICOM delegierte Unterschrift beizufügen.
7. Automatische Integration in die Kreditorenbuchhaltung: Rechnungen werden zusammen mit ihren Schlüsseldaten automatisch in die Kreditorenbuchhaltung integriert, wodurch die Abstimmungs- und Buchungsprozesse automatisiert werden.

Dieser fließende und kollaborative Prozess mit dem EDICOM-Lieferantenportal gewährleistet eine effiziente Interaktion mit Lieferanten, die nicht über EDI-Lösungen verfügen, und vereinfacht die Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen für beide Parteien.

Kundenportal: Versand von Rechnungen und Empfang von PDF-Bestellungen

Ein EDI-Kundenportal sollte so konzipiert sein, dass es die Integration von B2B-Kunden ohne EDI-Lösung sowie von Endkunden im B2C-Kontext vereinfacht. Im Idealfall ermöglicht dieses System unidirektionale Abläufe für den Versand von Schlüsseltransaktionen wie Rechnungen sowie komplexere bidirektionale Modelle für den Empfang von Bestellungen oder anderen relevanten Dokumenten.

Das EDICOM-Kundenportal ist auf diese Bedürfnisse ausgerichtet. Die Lösung funktioniert wie folgt:

1. Datenexport: Das ERP des Portalentwicklers generiert eine Datendatei gemäß den zuvor mit EDICOM getroffenen Vereinbarungen zur Erstellung elektronischer Rechnungen.
2. Datentransformation: Die EDICOM-Plattform übernimmt die Umwandlung der Daten aus dem ERP in ein gültiges strukturiertes Format, wie XML, EDIFACT, X12 u.a.
3. Erkennung des Empfängers: Das Portal identifiziert den Empfänger einer jeden Rechnung. Wenn der Kunde nicht über eine EDI-Lösung verfügt, wird die Rechnung in ihrem elektronischen Format auf dem Portal veröffentlicht, begleitet von einer visuellen Darstellung in PDF.
4. E-Mail-Benachrichtigung: Die Lösung sendet eine E-Mail an den Kunden, um ihn über die Verfügbarkeit seiner Rechnungen im Portal zu informieren.
5. Zugang und Verwaltung: Der Kunde kann auf das Portal zugreifen, um seine Rechnungen einfach einzusehen oder herunterzuladen, was eine bequeme und sichere Erfahrung darstellt.

Dieses effiziente Verfahren stellt sicher, dass auch Kunden ohne EDI-Lösung über das Portal problemlos auf ihre Rechnungen zugreifen können, was die Zugänglichkeit verbessert und die Verwaltung der wichtigsten Dokumente erleichtert. Bei bidirektionalen Flüssen mit Kunden wird die Lösung spezifischer sein. Bei einem unidirektionalen Rechnungsversand ist unser Tool jedoch ideal, um alle rechtlichen und sicherheitsrelevanten Anforderungen des jeweiligen Marktes zu erfüllen.

Business@Mail: Übermittlung elektronischer Dokumente

Business@Mail wird als eine in Ihr Verwaltungssystem integrierte Lösung vorgestellt, die für den effizienten Versand elektronischer Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Gehaltsabrechnungen an Kunden, Lieferanten und andere Beteiligte konzipiert ist. Obwohl es für die Automatisierung der Übermittlung verschiedener Dokumente konzipiert ist, zeichnet es sich vor allem durch seine Eignung für die Bearbeitung von Rechnungen aus und erfüllt alle rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen des jeweiligen Marktes.

Die Integration der elektronischen Signatur in die EDICOM-Plattform fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, die den Vorschriften der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste entspricht. Darüber hinaus bietet Business@Mail eine umfassende Kontrolle über den Status der Dokumente, indem es Empfangsbestätigungen als Reaktion auf jede Aktion des Empfängers erzeugt. Dadurch werden Probleme wie "Ich habe die Rechnung nicht erhalten" oder "Ich muss sie im Briefkasten verlegt haben" vermieden.

Business@Mail ist darauf vorbereitet, auf diese Bedürfnisse einzugehen. Die Lösung funktioniert wie folgt:

1. ERP-Integration: Die EDICOM-Plattform lässt sich nahtlos in das Managementsystem des Kunden integrieren, um die Daten zu extrahieren, die für die Erstellung jedes elektronischen Dokuments benötigt werden.
2. Ausgabe der Dokumente: Nach der Datenextraktion wandelt die EDICOM-Plattform die Daten in den gewünschten Standard (XML, EDIFACT, X12, etc.) um, um sie anschließend zu versenden.
3. Elektronische Signatur: Im Falle von Rechnungen beinhaltet die Lösung elektronische Signaturdienste über die EDICOM-Vertrauensperson, die jedes Dokument mit einer qualifizierten Signatur versieht, um seine Integrität und Authentizität zu gewährleisten.
4. Versenden von Dokumenten: Nach der Erkennung des Empfängers veröffentlicht EDICOM die Dokumente im Business@Mail-Portal in ihrem elektronischen Format, begleitet von einer visuellen Darstellung im PDF-Format.
5. Benachrichtigung und Herunterladen der Dokumente: Business@Mail benachrichtigt den Empfänger per E-Mail über die Verfügbarkeit der Dokumente auf dem sicheren Portal. Der Empfänger greift über den angegebenen Link zu, um die Dokumente einzusehen und/oder herunterzuladen.

Onboarding neuer Kunden: Wie geht das?

Parallel zu der Entscheidung, ein Lieferanten- oder Kundenportal einzurichten, wäre es ideal, die künftigen Hauptnutzer einzubeziehen. Die Idee eines solchen Portals ist es, sowohl unsere Arbeit als auch die der künftigen Nutzer zu erleichtern. Daher ist es wichtig, einen geeigneten Onboarding-Plan aufzustellen, der die Akzeptanz des Tools fördert.

Einige bewährte Verfahren sind:

• Großkunden sichern: Wenn wir Großkunden von Anfang an in das Projekt einbeziehen, können wir frühzeitig "Erfolgsgeschichten" vorweisen, die Unsicherheiten für die übrigen Geschäftspartner beseitigen und ihre Zustimmung erleichtern.
• Kommunizieren Sie die Vorteile: Die Automatisierung von Prozessen mit unseren Lieferanten oder Kunden bringt nicht nur Ihnen Vorteile, sondern macht auch Ihren Geschäftspartnern das Leben leichter. Vermeidung menschlicher Fehler, schnellerer Eingang von Bestellungen und anderen Nachrichten, elektronische Aufbewahrung von Unterlagen... es ist wichtig, dass Ihre Partner den Wert der Plattform erkennen.
• Schulung und Unterstützung künftiger Nutzer: Wenn Sie es mit Partnern zu tun haben, die nicht sehr digitalisiert sind, kann die kleinste Änderung dazu führen, dass sie die Plattform von vornherein ablehnen. Es ist wichtig, dass sie wissen, dass sie angemessen geschult und bei Bedarf unterstützt werden.

Wenn Sie dennoch glauben, dass der Prozess zu komplex ist, können wir von EDICOM Ihnen beim Start Ihres Projekts helfen. Delegieren Sie die wesentlichen Aufgaben an uns, um die Einbindung der EDI-Partner in Ihr Projekt in kürzester Zeit zu beschleunigen. Übertragen Sie EDICOM die notwendigen Schritte zur Information und Schulung Ihrer Partnergemeinschaft über den EDI-Integrationsprozess.

Wir von EDICOM übernehmen eine aktive Rolle, indem wir Ihr Partnernetz umfassend unterstützen. Wir kümmern uns um genaue Angaben zu Formaten und Kommunikationsprotokollen und geben ihnen die nötige Unterstützung, damit sie alle erforderlichen Aufgaben durchführen und eine sofortige Integration mit Ihrer Lösung für den elektronischen Datenaustausch erreichen können. Mit unserem Fachwissen sorgen wir für einen reibungslosen und effizienten Übergang im Onboarding-Prozess, so dass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Warum sollten Sie alle Ihre Partner über EDI integrieren?

1. Effiziente Kommunikatio

• Senden und Empfangen: Gültig für unidirektionale oder bidirektionale Flüsse.
• Massgeschneiderte Kommunikationsflüsse.
• Unverzügliche und sichere Zustellung

2. Sicherheit und Konformität

• Sicherheit: Datenverschlüsselung und sichere Kanäle.
• Einhaltung von Rechtsvorschriften: Anpassung an rechtliche und technische Anforderungen.

3. Integration und Konnektivität

• Integration: 100 % der Transaktionen sind in das Verwaltungssystem integriert.
• Konnektivität: Ausweitung von EDI B2B2C-Projekten auf Partner ohne Integrationslösungen.

4. Operative Effizienz

• Skalierbare Projekte und schnelle Umsetzung.
• Einsparungen: Effizientere Prozesse, Beseitigung von Fehlern und 100% elektronische Verwaltung.
• Optimierung der Verwaltungsabläufe: Automatisierung von Prozessen, Beseitigung von sich wiederholenden Aufgaben und Papierverbrauch.

5. Lagerung und Rückverfolgbarkeit

• Sichere Aufbewahrung: Dokumente werden während der gesetzlichen Frist sicher aufbewahrt.
• Vollständige Rückverfolgbarkeit der Dokumente.
• Integration in Verwaltungssysteme.
• Einfaches Hinzufügen von neuen Empfängern: Einfache Aufnahme neuer Empfänger.