Was ist E-Procurement? Anforderungen und Vorteile

Per e-Procurement si intende la contrattazione elettronica e l'automazione dei processi di acquisto di prodotti o servizi tra cliente e fornitore (ordine, ricezione, fornitura, fatturazione, ecc...). L'e-Procurement può essere applicato sia al settore privato (B2B) che al settore pubblico (B2G). Tuttavia, il suo uso più massiccio è nelle comunicazioni elettroniche e nei processi transazionali per le Pubbliche Amministrazioni.

E-Procurement bezeichnet die elektronische Beschaffung und die Automatisierung der Prozesse, die beim Einkauf von Produkten oder Dienstleistungen zwischen Kunde und Lieferant ablaufen (z. B. Bestellung, Empfang, Lieferung oder Rechnungsstellung). Die elektronische Beschaffung kann sowohl im privaten Sektor (B2B) als auch im öffentlichen Auftragswesen (B2G) eingesetzt werden. Am weitesten verbreitet ist sie jedoch beim elektronischen Austausch von Informationen und Dokumenten im öffentlichen Auftragswesen.

el caso della Pubblica Amministrazione, Dank des E-Procurements wird die Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten nicht nur automatisiert sondern findet auch papierlos statt. Die Vorteile der Digitalisierung in der Beschaffung liegen für beide Seiten auf der Hand und viele Länder haben damit begonnen sogenannte e-Procurement-Strategien zu entwickeln.

Electronic Data Interchange (EDI) ist dabei der Schlüsselfaktor für die eine erfolgreiche Implemetierung von E-Procurement, insbesondere im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Der Austausch von Dokumenten über EDI gewährleistet Sicherheit und Vertrauen, beides sind Schlüsselfaktoren für das reibungslose Funktionieren des öffentlichen Auftragswesens. Im privaten Sektor sind die standardisierten Formate ein wichtiger Faktor, wenn es um die internationale Kommunikation zwischen Unternehmen geht. 

Vorteile des E-Procurement

Die Einführung des E-Procurement bietet sowohl den Kunden als auch den Lieferanten erhebliche Vorteile. In beiden Fällen sind Kosteneinsparungen ein ganz wichtiger Punkt, die die Umstellung hin zu E-Procurement-Lösungen vorantreiben. Im Falle der öffentlichen Verwaltung ist ein weiterer wichtiger Vorteil die Transparenz.

Weitere Vorteile sind:

• Zeitersparnis, da die gesamte Lieferkette gestrafft wird.
• Ein vollständig digitalisierter und integrierter Beschaffungsprozess vermindert die Fehlerquote, da manuelle Eingaben durch Personen vermieden werden. 
• Der Status der einzelnen Vorgänge entlag der gesamten Prozesskette     (z. B. Bestellung, Versand, Rechnungsstellung)  kann in Echtzeit  verfolgt werden.
• Die Abläufe werden gestrafft und optimiert, die Produktivität und Effizienz steigt.
• Flexibilität bei der Rechnungsstellung.
• Die schnelle und genaue Rückverfolgbarkeit der elektronischen Dokumente erhöht die Sicherheit und das Vertrauen.

E-Rechnung. Auf europäischer Ebene wurde mit der Richtlinie 2014/55/EU die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im öffentlichen Auftragswesen in der Europäischen Union beschlossen. Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten elektronische Rechnungsstellungssysteme auf der Grundlage eines gemeinsamen europäischen Standards einzuführen. Dabei vereinfacht die E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen die Einhaltung der Steuervorschriften und senkt Kosten.

Die E-Rechnung ist der Einstiegspunkt für die Implementierung der gesamten Prozesskette des e-Procurement im öffentlichen Auftragswesen. Eines der besten Beispiele dafür ist die e-Procurement-Strategie des britischen National Health Service (NHS), die die Nutzung von e-Procurement für NHS-Einrichtungen und all ihre Lieferanten verbindlich vorschreibt.

Einhaltung der Steuerpflichten. Der stetig wachsende E-Commerce im Zuge der Globalisierung ermöglicht es Unternehmen auf verschiedenen Märkten und in einer Vielzahl von Ländern tätig zu agieren. Dabei  spielt die Einhaltung der Steuerpflichten in den einzelnen Ländern eine wichtige Rolle im e-Procurement.

Eine Vielzahl von Ländern haben Regelungen und Mechanismen zur Vereinfachung und Verbesserung der Steuerkontrollprozesse eingeführt. Im Rahmen von global agierenden Unternehmen mit unschiedlichen Buchführungssystemen ist eine Standardisierung für die rasche und wirksame Aufdeckung von Steuerbetrug unerlässlich. Deshalb haben viele Zentralämter für Steuern Systeme für eine bessere Informationskontrolle eingeführt. 

In Europa spielt vorallem die Standard Audit File for Tax (SAF-T) eine wichtige Rolle. Dabei handelt es sich um einen Dateityp der auf dem XML-Standard basiert und international für den elektronischen Austausch von Steuerinformationen verwendet wird. In der Datei werden lückenlos Steuerdaten gesammelt, die es den Zentralämtern für Steuern oder einem externen Prüfer ermöglichen, Fehler in der Buchhaltung eines Unternehmens schnell zu erkennen.

In Europa wird dieses System vorallem für die Überprüfung der Umsatzsteuerabführung, aber auch für die Übermittlung anderer elektronischer Buchhaltungsdaten verwendet. Derzeit wird SAF-T in den folgenden Ländern: Portugal, Ungarn, Polen, Norwegen, Norwegen, Litauen, Luxemburg, Frankreich und Österreich.
Die E-Rechnung zwischen Unternehmen verbreitet sich mit der fortschreitenden Digitalisierung.

Lateinamerika nimmt dabei die Vorreiterolle ein. In Ländern wie Mexiko, Brasilien, Argentinien und Ecuador haben die Zentralämter für Steuern Systeme eingeführt, die die Validierung und Autorisierung der E-Rechnung durch die Zentralämter vor dem Versand an die Empfänger vorsehen. Die Prozesse machen also eine Anbindung an die zentralen Portale der Steuerämter erforderlich.

Die EDICOM-Lösungen für das E-Procurement

Die Global E-Invoicing Platform ist eine Plattform die den Versand von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in verschiedenen Ländern vereinfacht: 

1. Konnektivität mit den vierschiedenen zentralen Rechnungseingangsportalen des öffentlichen Auftragswesens.
2.  Konformität der E-Rechnung mit den technischen und gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes entsprechen.
3. Die Flezibilität der EDICOM-Plattform garantiert die Anpassung an alle von den Empfängern verwendeten Systeme, Standards und Protokolle.

Bei der Global VAT Plattform handelt es sich um eine zugeschnittene Softwarelösung, die insbesondere für multinationale Unternehmen geeignet ist. Es handelt sich um eine elektronische B2B2G-Kommunikationsplattform für den elektronischen Datenaustausch (EDI), die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen in  einer Vielzahl von Ländern.

• Die Plattform ist skalierbar und kann je nach den Anforderungen eines Unternehmens (z. B. Anzahl der Länder) angepasst werden. So kann die Lösung beispielsweise für die Versendung von E-Rechnungen in Italien und den VAT Compliance-Prozess in Ungarn gleichzeitig eingerichtet werden.
• Es handelt sich um eine Plattform, die für die Einhaltung von Steuerpflichten in mehr als 60 Ländern weltweit konzipiert ist und es ermöglicht alle Anforderungen in einer einzigen Lösung zu zentralisieren.

*EDICOM übernimmt die alleinige Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung. Die Veröffentlichung spiegelt nicht zwangsläufig die Positionen der Europäischen Union wider.

Hinweis: Das e-Procurment ist ein wichtiger Faktor für die digitale Transformation des öffentlichen Auftragwesens. Kontaktieren Sie unsere Experten für detaillierte Informationen zu diesem Thema.