PDF-Rechnungen gesetzeskonform versenden

Im Rahmen der stetigen Digitalisierung von Prozessen innerhalb und zwischen Unternehmen, die aufgrund der COVID-Pandemie nochmals forciert wurde, haben viele Unternehmen von Papier- auf E-Rechnungen umgestellt. Die Unternehmen, die weiterhin Rechnungen in Papierform ausstellen, tun das, weil ihre Kunden nicht über die technischen Vorraussetzungen verfügren, um Rechnungen z. B. über EDI zu empfangen.

Vorstellung Business@Mail

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Rechnungen digital, sicher und gesetzeskonform an Kunden zu versenden. Dies kann deshalb besonders komplex sein, wenn die Kunden ihre Rechnungen lediglich via E-Mail empfangen. Business@Mail löst das Problem, da das Modul den automatischen, sicheren und gesetzeskonformen Versand von Rechnungen in PDF ermöglicht.

Business@Mail lässt sich mit EDI-Lösungen und dem ERP-System eines Unternehmens integrieren und automatisiert den Versand von Rechnungen an alle Kunden. 

Business@Mail kann individuell mit den Prozessen und den Vorgaben eines jeden Unternehmens bzw. der Rechnungsempfängern eingerichtet werden und garantiert zusammen mit dem Versand von Rechnungen über EDI die Anbindung an alle Kunden und Lieferanten.

Durch unsere integrierte EDI-Lösung werden Rechnungen in ein strukturiertes Format konvertiert und eine graphische Darstellung in PDF über Business@Mail an die Kunden versendet.

Sobald eine neue Rechnung im Business@Mail-Webportal zur Verfügung steht, wird der Empfänger via E-Mail benachrichtigt und erhält einen direkten Zugang zum Portal.

Business@Mail ermöglicht den Versand und die Aufbewahrung von Rechnungen mit elektronischer Signatur und bildet somit die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben ab.

Im Rahmen der delegierten Signatur von EDICOM ermächtigt der Kunde EDICOM, die Dokumente stellvertretend zu signieren. Somit entfällt der Aufwand für die Verwaltung und die Wartung von elektronischen Zertifikaten für unsere Kunden.

Funktionsweise des automatisierten Versands von PDF-Rechnungen

1. Der Aussteller erstellt die Rechnungen gemäß dem jeweiligen unternehmensinternen Prozess und übermittelt die Daten an EDICOM.
2. Die EDICOM-Lösung konvertiert die Daten und erkennt automatisch den Empfänger jeder Rechnung.
3. Empfänger ohne EDI-Lösung erhalten die Rechnungen via Business@Mail.
4. Der Kunde wird via E-Mail über den Eingang der Rechnung im Webportal von Business@Mail informiert.

Einsicht des Status einer Rechnung

Die Rechnungsaussteller können jederzeit den Status der Rechnungen einsehen. Dank verschiedener Benachrichtigungen bzgl. des Status einer jeden Rechnung wird der Prozess transparent:

• Benachrichtigungen
• Benachrichtigung bei Öffnung, Herunterladen und Ausdrucken der Rechnung.
• Benachrichtigung über die Anzahl nichtbearbeiteter Dokumente.
• Benachrichtigung bei Inaktivität des Empfängers.

Alle Benachrichtigungen können auch in das ERP-System unser Kunden integriert werden. So kann die Buchführung bzw. die Rückverfolgbarkeit von Rechnungen verbessert werden.

Win-Win-Lösung für Rechnungssteller und Empfänger

Durch Business@Mail entsteht eine Win-to-Win-Situation. Denn der Rechnungsaussteller spart Kosten durch die Vermeidung von Papier ein. Der Rechungsempfänger kann dabei Rechnungen in PDF ohne eigene Lösung verarbeiten. Mit Business@Mail können nicht nur Rechnungen sondern auch andere Dokumente (z. B. Bestellungen) versendet bzw. empfangen werden.

Automatisieren Sie die Rechnungsausstellung und den Versand an Ihre Kunden mit Business@Mail und optimieren Sie so den Austausch von Informationen.

Durch den Einsatz von Business@Mail ergeben sich sowol für den Rechnungsaussteller als auch für den Rechnungsmepfänger Vorteile, da der Versand und der Empfang von Rechnungen wesentlich effizienter ausgeführt wird.

Vorteile für Rechnungsaussteller

1. Versand von EDI-Dokumenten an alle Lieferanten und Kunden
2. Kosteneinsparungen bei der Erstellung und dem Versand von Rechnungen
3. Automatisierung des gesamten Rechnungslegungsprozesses
4. Verkürzung der Ausstellungs-, Zustellungs- und Bezahlzeiträume
5. Vollständige Rückverfolgbarkeit des Status eines Dokuments

Vorteile für Rechnungsempfänger

1. Benachrichtigung via E-Mail über den Eingang von Rechnungen
2. Ansicht und Druck von Rechnungen in PDF
3. Aufbewahrung von Rechnungen über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum
4. Kostenloser Zugang
5. Einfache und intuitive Bedienung
6. Empfang von Dokumenten von mehreren Lieferanten über das Webportal

Automatisierung des Versands von PDF-Rechnungen an Kunden

Versand von PDF-Rechnungen im E-Mail-Anhang.

Anzeige des Status einer Rechnung entlang des gesamten Versand- bzw. Empfangprozesses.