Die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen automatisieren

Die automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ist durch Electronic Data Interchange (EDI) möglich. Die Automatisierung dieser Prozesse ist vor allem für große Unternehmen vorteilhaft, da Zeitersparnisse und die Vermeidung von Fehlern erzielt werden können.

EDICOM ist auf die Entwicklung und Implementierung von EDI-Lösungen und auf Dienstleistungen rund um die Digitalisierung von Prozessen, wie die Automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten, spezialisiert.

Integriertes Electronic Data Interchange (EDI)

Integrierte EDI-Lösungen

Durch integrierte EDI-Lösungen, also Lösungen, die mit dem ERP- oder CRM-Systems eines Unternehmens integrieren werden, lässt sich die Verarbeitung von Datensätzen automatisieren. Das bedeutet, dass die Dokumente, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, automatisch in das jeweilige System des Unternehmens importiert oder exportiert werden.

Ein großer Vorteil dieser Lösung ist die Skalierbarkeit. Das bedeutet, dass die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen für beliebig viele Lieferanten aus verschiedenen Sektoren und Ländern implementieren lässt. Außerdem können weitere Dokumente wie Bestellungen und Lieferavisen in den Prozess integriert werden.

¿Cómo se automatizan las facturas de proveedores con EDI Integrado? Die globale EDI-Pattform von EDICOM empfängt die Rechnungen, die von den verschiedenen Lieferanten gesendet werden und führt eine Vorabvalidierung der Dokumente gemäß den jeweiligen technischen und gesetzlichen Spezifikationen durch. Korrekte Eingangsrechnungen werden in strukturierte Daten umgewandelt und anschließend in das interne System integriert.

Integrierte EDI-Lösungen werden im SaaS (Software as a Service) implementiert, das bedeutet das die Lösung in der EDICOM-Cloud installiert wird. Die Benutzer greifen über das Internet auf die cloudbasierten Anwendungen. Die Software wird nicht auf den Servern oder innerhlab des Systems der Benutzer installiert. Sowohl die Anwendungen als auch die Daten der Benutzer werden also auf den EDICOM-Servern gehostet.

Die von EDICOM entwickelte und verwaltete private Cloud, in der all unsere Anwendungen implementiert sind, garantiert die größtmögliche Sicherheit für den Austausch von EDI-Transaktionen.

Die zwei wichtigsten Vorteile eines integrierten EDI-Prozesses sind:

• Der automatische Versand und Empfang von EDI-Dokumenten im ERP-System. Die Plattform stellt die Verbindung zu den ERP- und CRM-Systemen her, die die elektronischen Daten für den Austausch mit Ihren Kunden und Lieferanten behinhalten
• Kosteneinsparungen dank der Reduzierung von Fehlern, der Verkürzung von Reaktionszeiten, der Verbesserung der Planungssicherheit und die Verringerung der Lagerbestände.

Lieferantenportal

Das Lieferantenporal von EDICOM automatisiert den Empfang und die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen. Dabei handelt es sich um eine Web-EDI-Lösung, die mit dem  ERP- oder CRM-System integriert ist. Bestellungen können automatisch an Lieferanten gesendet und Rechnungen empfangen werden. Mithilfe des Portal können die Lieferanten ihre Rechnungen auf Grundlage der Bestellungen, die sie vorab über das Portal erhalten haben. 

Die Vorteile des Portals sind:

• Es vereinfacht den Prozess der Erstellung der elektronischen Rechnung, da die Rechnungen auf Grundlage der Daten aus der vorausgegangenen Bestellung erstellt werden.
• Es vereinfacht den Abgleich der Rechnung mit der entsprechenen Bestellung für die automatissche Integration in das ERP-System. 

Das EDICOM-Lieferantenportal dient dazu alle Lieferanten über EDI anzubinden, unabhängig davon, ob die Lieferanten über EDI-Lösungen verfügen oder nicht. Das hat zum Einen zum Vorteil, dass mit allen Lieferanten EDI-Dokumente ausgetauscht werden können. Zum Anderen ist dies für all diese Lieferanten vorteilhaft, die über keine eigene EDI-Lösung verfügen.

Wie funktioniert das? Die Lieferantenportal erkennt Lieferanten, die nicht über eine EDI-Lösung verfügen, und veröffentlicht die Bestellungen automatisch innerhalb des Portals. Die Lieferanten erhalten daraufhin eine Benachrichtigung per E-Mail, dass Bestellungen im Portal bereitgestellt wurden. Über das Portal können die Benutzer, also die Absender der Bestellungen, dann den Status der Bestellungen einsehen. Dies gewährleistet lückenlose Übersicht über den Bestellprozess.

Sobald die Bestellung bearbeitet wurde, erstellen die Lieferanten die Rechnung auf der Grundlage der vorausgegangenen Bestellung mithilfe von Eingabefeldern im Lieferantenportal.

Die Lieferantenportal ist vollkommen sicher. Der gesamte Dokumentenaustausch und die Integrationsprozesse werden über private elektronische Datenaustauschnetze und Portokolle abgewickelt.

Lückenloser Dokumentenaustausch im Bestellvorgang

Zusätzlich zu den Bestellungen können über der EDI-Plattform weitere Nachrichten ausgetauscht werden. Die INVRPT-Nachricht informiert Lieferanten beispielsweise über die Bestände und die logistischen Daten der verfügbaren Produkte. Die RECADV-Nachricht ist eine Empfangsbestätigungen für die am Bestimmungsort eingetroffenen Waren.
 
Ebenso können die Lieferanten Nachrichten wie die Lieferavise (DESADV) versenden, um die Kunden darüber zu informieren, dass die Ware das Lager des Herstellers verlässt. Der Produktkatalog (PRICAT) hingehen enthält Informationen über die selbst Produkte (z. B Produktbeschreibung und -preise).
 
Das EDICOM-Lieferantenportal kann außerdem an die EDI-Standards verschiedener Sektoren und Geschäftsbereichen angepasst werden (z. B. Gesundheitswesen, Logistik oder Einzelhandel). 
 
Alle Vorteile des EDICOM-Lieferantenportals im Überblick:

• Die Bestellungen werden in Echtzeit übermittelt, so kann die Reaktionszeiten der Lieferanten verkürzt werden.
•  Automatisierung des Bestellvorgangs von der Bestellung bis hin zur Bezahlung der Lieferanten.
•  Personalisierte Abläufe dank der Skalierbarkeit der Lösung. Neue Nachrichten, wie z. B. die Bestätigung des Auftragseingangs oder die Lieferavise können einfach und unkompliziert implementiert werden.
• Kontrolle und Rückverfolgbarkeit des Versand- und Bestellstatus.
• Durch die Automatisierung der Prozesse werden Zeitersparnis, Fehlerreduzierung und Kosteneinsparungen durch die höhere Effizienz des gesamten Beschaffungsmanagementprozesses erreicht.
• Das Lieferantenportal ermöglicht die vollständige Integration von Lieferanten, auch wenn diese nicht mit EDI-Lösungen arbeiten.

Das Lieferantenportal ist Teil einer Gesamtlösung für die Integration der Kunden und Lieferanten eines Unternehmens über EDI. Neben dem Lieferantenportal hat EDICOM ein Kundenportal entwickelt, das die Integration von B2B-Kunden ohne EDI-Lösungen sowie von Endkunden oder Verbrauchern ermöglicht. Das Portal ermöglicht den Versand wichtiger Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und anderer Dokumente.