EDICOM PDP für die E-Rechnung in Frankreich

Mit der PDP-Akkreditierung wird EDICOM eine umfassende Lösung für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen in Frankreich anbieten. Die Lösung baut dabei auf der bereits bestehenden Lösung für den elektronischen Datenaustuasch in Frankreich und der Erfahrung im Bereich E-Invoicing, die wir seit unser Firmengründung im Jahr 1995 sammeln konnten, auf. Aufgrund unser Expertise verwenden bereits eine Vielzahl von weltweit führenden Unternehmen unsere Lösungen für das E-Invoicing und E-Reporting in mehr als 70 Ländern.

Die Unternehmen in werden ihre E-Rechnungen in Frankreich über sogennante Platforme de Dématérialisation Partenaires (PDP) versenden und empfangen.

Die von der Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) zertifizierten PDP-Anbieter validieren die Rechnungen, bevor sie diese an das zentrale DGFiP-Portal (das Portail Public de Facturation - PPF) übermitteln. Die PDP-Anbieter versenden die validierten Rechnungen ebenfalls anschließend an die jeweiligen Empfänger bzw. deren PDP-Anbieter.

Anbieter von Lösungen für die E-Rechnung in Frankreich müssen sich also vorab als PDP von der der DGFiP registrieren und zertifizieren lassen. Dabei müssen die Anbieter nachweisen, dass die Software-Lösungen, die sie anbieten, den Vorgaben bzgl. der Datensicherheit entsprechen und, dass die Interoperabilität anderen PDPs gewährleistet ist.

Im Zertifizierungsverfahren spielen die Referenzen bzw. die Erfahrung, die Verfügbarkeit, die Stabilität und die fortlaufende Aktualisierung der Software-Lösungen der einzelnen Anbieter eine Rolle.
Außerdem werden Aspekte wie die Optionen für die Integration mit ERP-Sytemen, die Kapazität für die Verarbeitung großer Datenmengen und die Verfügbarkeit komplementärer Lösungen und Dienstleistungen bewertet.

Funktionsweise der Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Unter einem PDP ist ein zertifizierter Software-Anbietr zu verstehen, über den Unternehmen E-Rechnungen senden und empfangen können, ohne dabei direkt auf das PPF zugreifen zu müssen.

Durch das anspruchsvolle Zertifizierungsverfahren der DGFiP, die so genannte ‚Immatrikulation, wird sichergestellt, dass jeder PDP die Sicherheit und die Qualität des gesamten Prozesses für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen gemäß der gesetzlichen Vorgaben und Standards ausführen kann.

Die PDPs fungiert als Schnittstelle zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Empfänger einer Rechnung, indem er die Authentizität und die Integrität der Dokumente gewährleistet.

Die Funktionen der PDPs umfassen die folgenden Aspekte.

1. Empfang und Prüfung von Rechnungen: Der PDP empfängt Rechnungen in elektronischer Form und prüft deren Echtheit und Gültigkeit. Dazu gehört die Überprüfung der elektronischen Signatur (bei signierten Rechnungen) und der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, die von der DGFiP festgelegt wurden.
2. Konvertierung und Validierung von Rechnungen: Der PDP konvertiert die Rechnungen in das vorgegebene elektronische Format, um den Versand bzw. den Empfang der Dokumente zu ermöglichen. Dabei validiert der PDP die Authentizität und die Integrität der Rechnungen.
3. Aufbewahrung von Rechnungen: Der PDP bewahrt die E-Rechnungen über den gesetzlichen vorgeschriebenen Zeitraum auf. Dabei gewährt der Anbieter gewährleistet fortlaufen die Authentizität und die Integrität der Dokumente und garantiert den ständigen Zugriff (z. B. für einen Audit).
4. Übermittlung von Rechnungen: Der PDP indentifiziert den Empfänger und übermittelt die Rechnung entsprechend. Dabei können die Rechnungen auch in verschiedenen EDI-Formaten, abweichend vom gesetzlich vorgegebenen Standard, übertragen werden. Diesen Formaten können in Absprache mit dem Empfänger zusätzliche Informationen (z. B. bzgl. der Logistik von Waren) hinzugefügt werden.

Anforderungen und Vorgaben für PDPs

• Sicherheitsanforderungen: Der PDP muss die maximalen Sicherheitsstandards gewährleisten, um die Daten und Informationen seiner Kunden bzw. Benutzer zu schützen. Die Sicherheitsvorgaben umfassen die Norm ISO 27001 für Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS) und SecNumCloud, eine französische Verordnung, die

• Datensicherheitsstandards für cloud-basierte Dienstleistungen festlegt.Technische Voraussetzungen für die Verarbeitung von E-Rechnungen: Der PDP muss alle technischen Vorgaben in bezug auf die E-Rechnung in Frankreich abbilden können. Das umfasst z. B. die technische Validierung der Daten, das Signieren der Rechnungen und die Aufbewahrung über mindestens zehn Jahre zu gewährleisten.

• Flexibilität bzgl. des Formaten beim Datenaustausch zwischen PDPs: Der PDP muss EDI-Formate für die E-Rechnung unterstützen, die vom gesetzlichen Standard abweichen. Dadurch können Rechnungsersteller und -empfänger zusätzliche Informationen austauschen, die nicht im gesetzlichen Standard enthalten sind.

• Export und Übermittlung der von der PPF bereitgestellten Daten: Der PDP muss den Export und die Übermittlung von E-Rechnung in einem vom PPF-Portal vorgesehenen Formate abbilden können.

• Authentifizierung der Software-Lösung: Der PDP muss Authentifizierungsmechanismen für den Zugriff auf die Lösung bzw. die Daten gewährleisten (z. B. durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder elektronische Zertifikate). Der Anbieter muss sicherstellen, dass ausschließlich autorisierte Benutzer Zugang zur Lösung und den Daten erhalten.

Unterschiede zwischen PPF und PDP

Das Portal Chorus Pro, welches bislang für den Empfang von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet wurde, wird im Rahmen der Einführung der E-Rechnung im Bereich B2B in PPF umbenannt. Ab 2024 müssen dann alle Rechnungen in den Bereichen B2G und B2B an das PPF-Portal übermittelt werden. Das umfasst auch die Rechnungen, die über PDPs erstellt werden.

Welches ist dann der Unterschied zwischen PPF und PDP? Das PPF-Portal ist das zentrale Rechnungseingangsportal für ganz Frankreich. PDPs sind hingegen private Software-Anbieter, dessen Software-Lösungen von Unternehmen für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen genutzt werden können.

Wenn ein Unternehmen eine Rechnung über einen PDP ausstellt und der Empfänger nicht über einen PDP verfügt, wird die Rechnung an das PPF-Portal gesendet, ddas diese dann an den Empfänger weiterleitet.
Wenn sowohl der Rechnungssteller als auch der Empfänger mit einem PDP zusammenarbeiten, werden die Rechnungen direkt zwischen diesen beiden Software-Anbietern übermittelt.

Es besteht die Möglichkeit, Rechnungen direkt über das PPF-Portal auszutauschen. Diese Option wird kostenlos von der DGFiP zur Verfügung gestellt und erfolgt über das Webportal des PPF oder über EDI bzw. API.

Allerdings werden bei dieser Optionen lediglich die Formate Factur-X, UBL oder CII unterstützt. Diese Formate enthalten zwar alle vorgegebenen Informationen, die Ergänzung durch zusätzliche Daten.

Beim Versand über PDPs gibt es diese Einschränkungen nicht. Zwischen PDPs kann jedes beliebige Format versendet werden. Zudem sind die PDPs auf den Austausch verschiedener Datenformate und großer Datenvolumen spezialisiert. Dies gewährleistet eine problemlosen Versand und Empfang von Dokumenten.

Zudem bieten PDPs meist komplementäre Dienste wie z. B. Module für die Rechnungsfreigabe oder die Aufbewahrung der Rechnungen an. Dadurch können die Prozesse in einem Unternehmen zusätzlich optimiert werden.

Daher ist es ratsam, dass Unternehmen mit einer großen Anzahl von Rechnungen auf einen PDP für die Umsetzung der Vorgaben setzen. Für die Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Rechnungen kann der Versand und Empfang über das PPF-Portal eventuell interessant sein.

Versand und Empfang von Rechnungen

Die gesetzlichen Vorgaben sehen drei verschiedene Optionen für den Versand bzw. den Empfang von Rechnungen vor. Die drei Optionen unterscheiden sich dadurch, ob der Rechnungssteller und/oder der Empfänger den Prozess über einen PDP abbildet.

Für Option A werden die Rechnungen direkt über das PPF-Portal versendet und empfangen. Die Voraussetzung dafür ist, dass sowohl der Rechnungssteller als auch der Empfänger im Portal registriert sind und dieses für den Versand und den Empfang nutzen.

Im Rahmen der Optionen B und C arbeitet mindestens eines der beiden Unternehmen (der Rechnungssteller oder der Empfänger) mit einem PDP.

Optionen B1 und B2:

Rechnungsversand zwischen einem Partner mit PDP und einem Partner ohne PDP

Im Rahmen dieser Optionen nutzt eines der Unternehmen einen PDP, während das andere Unternehmen  ausschließlich das PPF-Portal nutzt.

Wenn der Aussteller eine Rechnung in seinem ERP-System erstellt, wird diese an den PDP übertragen. Der PDP erkennt anhand der ausgegebenen Daten den Empfänger der Rechnung und erkennt, dass dieser das PPF-Portal nutzt.

Der PDP konvertiert die Rechnung seines Kunden in eines der drei von der DGFiP definierten strukturierten Formate (UBL, CII oder Factur-X).

Der PDP überprüft, ob alle Informationen gemäß den gesetzlichen Vorgaben in der Rechnung enthalten sind. Der Anbieter führt dann die erforderlichen Vertrauensdienste (z. B. elektronische Signatur) aus, um die Integrität und die Authentizität des Dokuments zu gewährleisten. Anschließend übermittelt der PDP die Rechnung an das PPF-Portal. Das PPF-Portal stellt die Rechnung dann an den Empfänger zu.

Die Empfangsbestätigung bzw. die Statusmeldung die das PPF-Portal bzw. der Rechnungsempfänger erstellt wird von dem PDP empfangen und in die ERP-System des Rechnungssteller integriert.

Wenn der Rechungssteller die Rechnung im PPF-Portal erstellt, wird das Dokument an den PDP des Kunden gesendet. Der PDP validiert die empfangene Rechnung und integriert diese in das ERP-System des Kunden.

Option C:

Beide Unternehmen nutzen jeweils einen PDP.

ie Option C bietet mehr Flixibilität in Bezug auf die Formate der Rechungen, da neben den von der DGFiP gesetzliche vorgegebenen Formaten Factur-X, UBL und CII auch andere strukturierte EDI-Formate zum Versand zwischen den PDPs verwendet werden können.

Der Rechnungssteller exportiert die Daten aus dem ERP-System und sendet diese an den PDP. Der PDP überprüft, ob die Daten alle erforderlichen Informationen enthalten und konvertiert sie in das gesetzliche Standardformat oder ein anderes mit dem Kunden vereinbartes Format.

Nach der Validierung und der Kovertierung der Daten sendet der PDP des Rechungssteller diese an den PDP des Kunden. Gleichzeitig übermittelt der PDP des Rechungssteller die Daten in einem der drei Standardformate (Factur-X, UBL oder CII) an das PPF-Portal.

Der PDP des Kunden überprüft die Daten ebenfalls und integriert diese in das ERP-System des Kunden. Entlang des gesamten Prozesses werden Statusmeldungen in Bezug auf die Rechungen erzeugt. Beide PDP übermitteln diese Statusmeldungen an die DGFiP. Der PDP des Rechungsstellers sendet z. B. eine Statusmeldung an die DGFiP, wenn eine Rechnungs erstellt wird. Der PDP des Kunden meldet der DGFiP z. B. den Empfang von Rechnungen.

Was ist das ‚Annuaire‘?

Das ‚Annuaire‘ informiert darüber, ob der Rechnungsempfänger das PPF-Portal (Optionen A oder B) oder einen PDP (Optionen B oder C) nutzt, um Rechnungen zu empfangen.

Das Annuaire ist ein von der Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) verwaltetes zentrales Unternehmensregister, das Informationen für die Identifikation der einzelnen Unternehmen enthält (z. B. die französische Steuernummer ‚SIREN‘).

In dem Verzeichnis lässt sich also gezeilt nach Unternehmen suchen und feststellen, auf welchem Weg ein Unternehmen Rechnungen empfängt bzw. ausstellt. Das Verzeichnis unterstützt somit die angestrebte Interoperabilität zwischen den Rechnungsstellern und den Empfängern, indem es wichtige Informationen für den Versand bzw. den Empfang von Rechnungen zur Verfügung stellt. Dies gewährleistet eine effiziente und transparente Kommunikation im zwischen den Unternehmen.

Das Annuaire enthält die folgenden Informationen:

1. USt.-ID der Unternehmen einschließlich Angaben zu den einzelnen Gesellschaften und unterschiedlichen Rechnungsempfängern (z. B. SIREN und SIRET)

2. Informationen zum PDP des jeweiligen Unternehmens (z. B. Anbietername und -ID)

3. Ergänzende Informationen für Rechnungen in den Bereichen B2B und B2G

Jedes Unternehmen, das E-Rechnungen in Frankreich ausstellt, muss sich im Annuaire registrieren und eintragen lassen. Die Rechnungen aller Unternehmen können so korrekt versendet bzw. weitergeleitet und ordnungsgemäß bearbeitet werden. Dadurch werden Fehler und Verzögerungen im Rechnungsstellungsprozess verringert und die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die Steuerabführung eingehalten.

EDICOMs Lösung für die E-Rechnung in Frankreich

EDICOM wird als renomiertes Unternehmen im Bereich der elektronischen Datenübertragung vorraussichtlich als einer der ersten Software-Anbieter als PDP in Frankreich zertifiziert.

Seit 1995 bieten wir spezialisierte Softwarelösungen für die elektronische Datenverarbeitung und -übertragung an. All unsere Produkte und Dienstleistungen entsprechen den maximalen Standards für Datensicherheit und den jeweiligen gesetzlichen und technischen Vorgaben.

Unsere Dienstleistungen in den Bereichen Datenintegration, Rechnungsvalidierung, Dokumentenfreigabe und Aufbewahrung qualifizieren sind die Grundlage für die PDP-Zertifizierung.

PDP eIDAS

EDICOM ist ein zertifizierter Anbieter von Vertrauensdiensten gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung.

Die Zertifizierung ermöglicht es uns Vertrauensdienste (wie z. B. die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten oder digitale und elektronische Signaturen) zu erbringen, die im Rahmen von Projekten im Bereich E-Invoicing normalerweise von Subunternehmen übernommen werden. Damit wird EDICOM vorraussichtlich der einzige Anbieter sein, der sowie gemäß eIDAS als auch als PDP in Frankreich zertifiziert ist.

Denn eIDAS ist innerhalb der Europäischen Union (EU) die höchste Zertifizierung bzw. der wichtigste Standard in Bezug auf elektronische Signaturen und Datenverschlüsselung im Allgemeinen.

Wir bieten verschiedene Lösungen an, die im Rahmen der eIDAS-Verordnung akkreditiert sind und für die reibungslose Erstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen wichtig sind:

• Die elektronische Signatur zur Gewährleistung der Integrität und Authentizität von Dokumenten gemäß den in der EU geltenden Vorgaben im Rahmen der E-Rechnung. EDICOM  signiert jede Rechnung mittels eines digitalen Zertifikats.
• Ausstellung von digitalen Zertifikaten: Bei Bedarf kann EDICOM digitale Zertifikate im Namen des Ausstellers von E-Rechnungen ausstellen.
• Elektronische Aufbewahrung: Aufbewahrung von E-Rechnungen gemäß den eIDAS-Vorgaben über jeden beliebigen Zeitraum.

Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) - FAQ's

Was sind die Funktionen und Aufgaben eines PDP?

Die wichtigsten Funktionen und Aufgaben eines PDP in Frankreich sind der Empfang, die Validierung, die Aufbewahrung und der Versand von E-Rechnungen an die entsprechenden Empfänger sowie die Gewährleistung der Authenzität, Lesbarkeit und Aufbewahrung der Dokumente über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren.

Welche technischen Vorgaben muss ein PDP in Frankreich erfüllen?

Die technischen Vorgaben, die ein PDP in Frankreich erfüllen muss, umfassen: die Gewährleistung der Echtheit, Authenzität, Lesbarkeit und Aufbewahrung von E-Rechnungen, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, die Kapazität für die Verarbeitung großer Datenmengen und die Kompatibilität der Softwarelösung mit dem ERP-System des jeweiligen Unternehmens.

Validiert ein PDP die elektronischen Signaturen der Eingangsrechnungen?

Ja. Die elektronische Signatur gehört zu den Vertrauensdiensten, die die Integrität der Rechnungen gewährleisten. Die elektronische Signatur ist sogar der wichtigste Nachweis diser Art. Aus diesem Grund muss jede Rechnung, die von einem PDP empfangen wird validiert werden. Das bedeutet, dass alle PDP über diese Funktion verfügen müssen.

Was passiert, wenn ein Anbieter seinen Pflichten als PDP nicht erfüllt?

Erfüllt ein PDP die oben beschriebenen Funktionen und Aufgaben nicht, können neben der möglichen Suspendierung bzw. Aberkennung der Zertifizierung als EDP auch administrative und/oder strafrechtliche Sanktionen verhängt werden.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für E-Rechnungen, die von einem PDP ausgestellt wurden?

Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen, die von einem PDP ausgestellt wurden, beträgt zehn Jahre ab dem Datum der Ausstellung des Dokuments.