Alles Wissenswerte rund um die E-Gehaltsabrechnung in Kolumbien

Die kolumbianische Steuer- und Zollbehörde (DIAN) hat einen Plan zur Einführung der elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung als Teil des bereits bestehenden E-Invoicing-Systems gestartet. Die DIAN hat die Resolution 000013 veröffentlicht, um die Funktionalität des Gehaltsabrechnungsdokuments und die technischen Spezifikationen zu definieren.

Als Folge müssen einige Unternehmen ihre Rechnungsstellungssysteme anpassen, um ab dem 1. September 2021 mit der elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung beginnen zu können. Die Umsetzung erfolgt schrittweise, wobei das Datum der Umsetzung für jedes Unternehmen von der Anzahl der Beschäftigten abhängt.

Beschreibung des neuen elektronischen Gehaltsabrechnungsystems

Der Prozess der elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung der DIAN umfasst zwei Hauptdokumente. Das erste ist das Payroll Dupport Document. Das zweite Dokument ist ist der Korrekturvermerk, der ausgestellt wird, um die elektronische Gehalts-abrechnung im Falle eines Fehlers zu korrigieren oder zu ändern.

Beide Dokumente müssen von dem ausstellenden Unternehmen elektronisch signiert und der DIAN zur Validierung übermittelt werden.

Was ist das Payroll Support Document?

Das Payroll Support Document Sie spiegelt die Vergütung wider, die eine Person aufgrund ihres Beschäftigungsverhältnisses mit einem Unternehmen erhält.

Was ist der Korrekturvermerk?

Der Korrekturvermerke ist ein elektronisches Dokument, das die Gehaltsabrechnung berichtigt oder ändert.

Welche Unternehmen müssen eine elektronische Gehaltsabrechnung erstellen?

Alle einkommensteuer- und mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, die Zahlungen an Personen im Rahmen ihres Arbeits- oder Rechtsverhältnisses leisten.

Implementierungszeitrahmen

Das DIAN hat drei Einführungsstufen definiert:

• Implementierung nach der Anzahl der Mitarbeiter: Legt das Datum fest, zu dem der IT-Dienst freigeschaltet wird (08.01.2021) und den spätesten akzeptablen Umsetzungstermin (29.10.2021). Die DIAN hat den Beschluss 063 verschoben. Die Erfüllungsfrist für die Gruppe eins wurde von September auf den 29. Oktober 2021 verschoben.
• Fixer Zeitplan für die Umsetzung: Die Unternehmen haben ab dem Datum der Zahlung zwei Monate Zeit, um den Beleg zu erstellen.
• Implementierung für Unternehmen, die nicht verpflichtet sind, elektronische Verkaufsrechnungen auszustellen: Freischaltung am 31.3.2022 und Umsetzungsdatum am 31.5.2022.

Unternehmen können bereits vor den definierten Deadlines mit der Implementierung beginnen, wie diese sich dazu verpflichten, die Erstellung von elektronischen Gehaltsabrechnungen sofort zu umzusetzen.

Informationsfluss der elektronischen Gehaltsabrechnung

Anhand der vom ERP-System oder der Lohnbuchhaltungssoftware erhaltenen Informationen erstellt die Global Compliance Platform von EDICOM die elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdokumente und übermittelt diese an die spezielle Verwaltungseinheit der DIAN. Die DIAN generiert, signiert, speichert und sendet eine Validierungsnachricht, die lautet: „Dokument von DIAN validiert“. Die EDICOM-Plattform integriert die Validierungsnachricht zusammen mit der grafischen Darstellung der Gehaltsabrechnung in das ERP-System des Unternehmens, sodass diese automatisch an die Mitarbeiter weitergeleitet werden kann. Die Lösung speichert auch die elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdokumente für den gesetzlich festgelegten Zeitraum und garantiert die Integrität und Vertraulichkeit des Dokuments.

Der Informationsfluss ist derselbe für Anpassungsnotizen.

Voraussetzungen für die Ausstellung von elektronischen Gehaltsabrechnungen

• Qualifizierung durch das DIAN für die Erstellung und Übermittlung von elektronischen Gehaltsabrechnungen und Korrekturvermerken
• Mechanismen für die Erstellung einer digitalen Signatur

Merkmale der elektronischen Gehaltsabrechnung und des Korrekturvermerks

Sowohl die elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnungsbelege als auch die Korrekturvermerke müssen den Unique Electronic Payroll Code (UEPC) enthalten und in einem elektronischen Umschlag ausgestellt werden, der die jeweilige DIAN-Rückmeldung enthält.

Informationen die in der Gehaltsabrechnung enthalten sein müssen

• Persönliche Daten des Arbeitnehmers und Unternehmensinformationen
• Eindeutiger ID-Code (CUNE) der elektronischen Gehaltsabrechnung
• Nummer entsprechend dem internen fortlaufenden Nummerierungssystem
• Inhalt und Wert der Posten, die dem abgegrenzten Betrag der Gehaltsabrechnung entsprechen
• Inhalt und Wert der Positionen, die den Lohnabzügen entsprechen
• Gesamtdifferenz: die Differenz zwischen dem gesamten abgegrenzten Wert und dem gesamten abgezogenen Wert
• Zahlungsmethode
• Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Elektronische Signatur des Unternehmens
• ID des Softwareanbieters

Informationen die in dem Korrekturvermerk enthalten sein müssen 

• Muss eindeutig als Korrekturvermerk für eine elektronische Gehaltsabrechnung gekennzeichnet sein
• Nummer entsprechend dem internen fortlaufenden Nummerierungssystem
• Nummer und Erstellungsdatum des elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnungsbelegs CUNE, auf den sich der Korrekturvermerk bezieht
• Eindeutiger ID-Code (CUNE) der elektronischen Gehaltsabrechnung
• Art des Korrekturvermerks, falls zutreffend
• Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Datum und Uhrzeit der Validierung der stornierten Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Persönliche Daten des Mitarbeiters und Unternehmensinformationen
• Elektronische Signatur des Unternehmens

Frequenz

Monatlich

Formato

XML

Grafische Darstellung

Die grafische Darstellung der elektronischen Gehaltsabrechnung als auch des Korrekturvermerks muss einen QR-Code enthalten.

Nach Ländern wie Mexiko unternimmt auch Kolumbien einen Schritt zur vollständigen Digitalisierung seiner Wirtschaft. Im Gegensatz zu Mexiko verlangt die DIAN jedoch keine elektronische Signatur der Arbeitnehmer. Durch die Standardisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird der Zugang zu Informationen schneller und effizienter.

Neben der Einbindung der elektronischen Gehaltsabrechnung in das E-Invoicing-System führt die DIAN auch gesetzliche und technische Vorschriften für die E-Rechnung als Sicherheit (RADIAN) ein. In der Pressemitteilung Nr. 023 hebt die DIAN hervor, dass „das die DIAN mit diesen drei Verwaltungserklärungen das System der E-Rechnung weiter stärkt und neue Dienstleistungen auf der Plattform anbietet, damit die Steuerzahler und die Verantwortlichen die Modernisierung der Prozesse fortsetzen können, so wie sie es bisher getan haben, und Maßnahmen ergreifen, um moderner und näher an den Nutzern zu sein, mit mehr und besseren Dienstleistungen, die von der elektronischen Welt angetrieben werden."